建设全面预算管理系统的提案历经两次会议,终获通过,展示了一位财务总监的典型沟通过程。其中的艰难险阻,往往可以归因于财务高管。如果能够通过非常清晰易懂的方式,把知道的事情展现出来,便掌握了沟通的艺术;也就是说,要时刻站在对方的立场上,以对方热切关注的问题为出发点,以对方能够理解的方式来表达自己的思想。 这次是预算管理,下次会是实施内部控制、应用作业成本法……
众声嘈杂
庄严肃穆的会议室里烟雾缭绕。各部门领导交头接耳,似乎在热烈地讨论着什么。这时,老板开口了:“各位,请听听财务总监的解释。”嘈杂声嘎然而止,大家等待着财务总监即将发表的高论。
“我们准备上一套全面预算管理系统,提高我们公司预算的准确性和效率,加强预算监督和控制,减少资金浪费,改善公司整体财务状况。”财务总监言简意赅地把自己的观点陈述完毕。
嘈杂声再一次响起。
“你们财务部门的人整天坐在办公室里倒弄那么点数据,预算还做不好?花了大钱,就能把预算做好了?”
“上个预算系统,公司内现存的很多制度又要重新修改,费时费力,你们财务部就能保证做好预算?”
……
一个一个的问题从参会者口中抛出,财务总监开始应接不暇,甚至于自己都开始怀疑,上个系统是否真的能把预算做得更好。
不过,财务总监也知道,按照目前公司的发展速度和规模,若仍然靠财务部那几个人抱着Excel编制全面预算,工作量实在是无法承受,效率太低,准确性也很难保证。在预算控制方面,纰漏更是无处不在,极大地增加了管理风险。
最后,老板再次开口:“大家回去把这件事好好研究一下,下次开会时我们再下结论。”
攻坚之路
会议结束,财务总监终于明白,想要说服老板以及其他各部门配合财务部实施预算信息化,并不是一件容易的事情。
通常情况下,都是老板把他叫到办公室,询问他最近财务部门的工作进展如何?公司的财务状况怎么样?现金流是否存在风险?投融资情况怎么样?……他只需要根据老板的问题,给出相应的答案即可。
这一次,为了公司的长远发展,财务总监决定主动出击,个个击破。
首先,他找到老板,义正言辞。
“我们公司下属部门众多,提交的预算五花八门,合理性很难保证,也给财务部门的预算编制人员造成了极大的麻烦,降低了预算的编制效率;目前公司高速发展,很多地方都需要资金支持,超预算的情况频繁发生,预算需要反复调整,工作量在无形中增加了很多,同时,在调整过程中,准确性也在降低;财务部门进行预算月度分析时,电话打遍公司上上下下,就是很难找到问题的根源,而且分析的范围比较狭窄,很难及时反映出公司存在的问题;公司各项资金种类繁多,若控制不力,将会导致很严重的失控风险;年终考核时,实际数与预算数大相径庭,预算的严肃性备受质疑。”
看到老板时而点头,时而皱眉,财务总监知道,老板正在斟酌考虑他所陈述的这些问题的严重性。
于是,财务总监稍做停顿,又继续说道:
“与我们类似的很多公司都已经实施了预算信息化。他们建立了统一的预算管理平台,使企业能够有效地协调和管理整个组织共同参与到预算中;在设计上采用了成熟的多维数据库技术,并融入了很多财务智能和模型,能够与各种财务和业务系统进行有效集成,从而使预算工作变得更加简易,大大提高了企业预算编制、控制、分析的效率。与此同时,灵活、完善的预算管理,能够降低公司管控风险,加强全员的成本意识,提高资金利用效率,推动企业战略的实现。”
接着,财务总监拿出了公司去年预算编制和执行情况的说明,同时还把一些开展预算信息化的成功案例展示给老板看。
其实,从公司管理的角度来讲,预算数据对于老板并不是最重要的指标,他更关心企业的长远发展。然而,在听过财务总监的论述后,他知道了,关乎企业长远发展,准确的预算是不可或缺的。
第一步成功迈出,事情便成功了一半。
对于其他相关部门的领导,财务总监精心准备了一次培训,从而给大家提供一次认识预算及预算信息化的机会。鉴于“外来和尚好念经”的理念,他邀请了一位既有财务实战经验,又有丰富理论背景的讲师,给大家上一堂生动的预算普及课程,让大家了解预算的基本理念及其重要 |